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    電子招投標與財務一體化的優勢與實踐

    2021-05-08 來源: 作者:曾鴻遠 瀏覽次數:0



    摘要:電子招投標是我國信息化社會發展誕生的產物,而財務業務在電子招投標發展過程中有著無可替代的作用,電子招投標各個環節都需要財務業務的嵌入,促進電子招投標高效運轉。傳統電子招投標并沒有與財務業務緊密聯系,直接阻礙財務業務對電子招投標的促進作用,所以針對電子招投標與財務一體化的研究具有重要意義。本文將會從電子招投標與財務一體化的構建思路出發,總結出通過信息化技術作為電子招投標與財務一體化平臺實現的技術基礎,然后根據電子招投標交易平臺系統實踐優勢,分析出具體的應用措施及策略,促進電子招投標與財務一體化共同發展。

    關鍵詞:電子招投標;財務一體化;優勢實踐

    一、電子招投標與財務一體化主要內容

    信息化時代的背景下,招投標業務融入財務管理是必要的創新,傳統的招投標與財務管理脫軌的方式無法滿足招投標業務的需要。只有打破招投標與財務、業務的屏障,才能夠突破信息傳遞的障礙,對于企業發展有著重要意義。

    (一)交易平臺主要內容概述

    交易平臺上的招投標業務基本上是根據企業項目管理需求設置,直接落實打項目相關的審批流程,例如項目立項審批、招標、采購項目立項等等。都可以在交易平臺當中進行新增、查詢、修改以及刪除操作。也就是將傳統的線下多個部門人工或者的招投標模式直接通過信息技術進行再造。

    (二)交易平臺財務一體化體現

    從招投標業務自身以及交易平臺所提供的增值業務兩方面出發,結合平臺自身的特點,量身打造符合企業經營活動的財務、業務模塊。財務部門在交易平臺中可以設置登錄窗口,通過財務角度對招標代理機構以及所有資金相關業務進行實時監管,并且推動落實財務監管職能貫徹到整個交易平臺當中。電子招投標與財務一體化后將傳統招投標財務手工操作環節進行省略,降低審核不規范、人工操作失誤等風險。此外整個系統信息化晨讀較高,使得各個流程銜接更加流程,加大提升招投標工作效率。

    二、電子招投標與財務一體化項目設計方案

    電子招投標交易平臺系統主要是基于電子招投標以及財務一體化所構建的,在該平臺當中能夠同時完成多個電子招標項目,而且覆蓋企業類型眾多,具有較好的運營效果。當下多數電子招投標與財務一體化的項目平臺主要是以大數據分析作為基礎,通常涵蓋財務數據搜集、企業信息資源庫等方面。其中電子招投標交易平臺系統當中可以將各類信息進行實時傳送,只要當招投標項目開始后,就可以對整個電子招投標過程各類數據信息進行全面追蹤,而且利用大數據技術可以監控各個環節,只要某個電子招投標環節數據出現異常,大數據技術就能夠及時發現并預警。當數據信息搜集結束后就可以運用短信平臺或其他信息平臺將相關信息發送給電子招投標參與各方。另外電子招投標交易平臺系統當中的財務數據接口與財務數據做賬系統進行連接,涵蓋招投標、電商平臺后臺、線上數據管理、網銀信息查詢等多樣化模塊,各個模塊能夠都能夠通過接口達到數據交互目的。

    三、電子招投標與財務一體化實踐應用

    (一)企業信息資源庫的建立

    企業基礎信息資源庫主要是將企業有關招投標項目及企業信息進行搜集,能夠為整個系統提供重要的數據基礎。而電子招投標與財務一體化信息資源庫主要搜集的是招投標人員信息、企業信譽信息、項目業績及企業相關資質情況。另外企業在電子招投標活動中的行為記錄也會被歸入到誠信評估體系當中,可以為電子招投標系統中各個企業交易行為進行約束提供借鑒參考。

    在上述各個模塊涵蓋內容當中,企業信息資源庫主要由企業職工、業績、資質等信息構成。所以要想確保企業信息資源庫的安全性就必須要對電子招投標平臺安全性進行建設?梢灾苯舆\用含有對公密匙或者對私密匙的CA數字證書,直接要求再網絡當中運用電子信息加密與身份識別安全流程。另外由于企業初期所登記的信息都會在后續電子招投標過程中進行體現,所以在系統終端需要構建信息比對模塊,主要是便于對進入電子招投標系統的各類企業資格信息進行對比。

    為保障企業招投標行為的誠信,需要在電子招投標系統當中為行業主管部門開放端口,然后結合管轄區域內誠信信用評估體系確定參與招投標企業的誠信級別。而且因為建設工程招投標交易具有一定特殊,需要結合企業信息資源庫當中所搜集的資質信息,為招投標企業推送有關資質要求,進一步的篩選出符合招投標項目資質的企業參與到電子招投標當中。最后還需要與政府部門進行聯合,將政府部門公共服務平臺,比如工商企業誠信記錄等等納入到電子招投標系統當中,可以降低信息收集難度,增強電子招投標企業誠信管理的權威性。

    (二)嚴格落實保證金實時收退

    對比當下電子招投標與財務沒有充分結合的現狀來看,電子招投標交易系統會運用業務模塊與銀行體系進行對接,在銀行主體賬號下構建多個虛擬賬號。各個參與到電子招投標項目當中的企業只能夠對應一個虛擬賬號。通過該虛擬賬號能夠將電子招投標業務與銀行賬戶進行連接,便于收退投標保證金。在開標初步階段,對應標段投標者能夠運用網銀進行轉賬、銀行電匯的形式,只需要向所對應的虛擬賬號轉賬進行繳納保證金。當投標企業經過銀行系統完成保證金繳納后,根據所分配虛擬賬號對應的招投標項目,分配其進入到相關項目當中。

    當進入具體的招投標項目環節后,財務人員就能夠及時的通過電子招投標系統中的財務模塊當中查詢到保證金到賬信息及具體金額。另外招投標項目的具體負責人也能夠掌保證金是否到賬的信息,但是無法知道具體保證金金額。當電子招投標系統和財務一體化充分結合后,能夠通過該系統終端自動生成有關保證金柱狀圖,然后結合各個項目年月具體時間未退還保證金情況進行具體分析。根據分析結果在項目項目結束投標后,根據時間先后順序進行保證金退還審核,確定無誤后一鍵自動退還原支付渠道。

    (三)專家費及招標代理費批量處置

    首先結合我國營改增改革后,企業的財務系統需要針對各個項目設定的專家費、專家數量自動匯總設置,在規定時期中自動發放,并且對已經發放的專家費進行識別。之后企業電子招投標與財務一體化系統能夠根據不同時間段內生成柱狀圖,可以明確得出各個時間段專家費用支出的情況,便于為后續專家費用預算提供參考資料。

    其次招標代理費通常涵蓋應收以及繳納兩個模塊內容。其中應收招標代理費管理當中,系統能夠結合中標企業的投標報價,進行招標代理費總價的智能換算,而招標代理費單價會結合不同時間的實際供應量進行自動補充,整個應收招標代理費的計算都由系統完成,高效而精確。在應繳招投標費用管理當中,系統則是結合前面應收環節的相關數據,自動推送應繳招投標費用信息給中標企業,當中標企業受到應繳信息后必須要在規定時間內進行處理,否則將會影響到后續合作。中標企業當收到應繳信息后,可以通過網上銀行的形式對應繳費用進行繳納。而且系統當中可以實時查詢招標代理費到賬情況,并且為中標企業體用中標通知書下載渠道。

    最后就是針對標書費用管理環節,投標企業能夠直接登錄到系統當中,參考相關招標信息,結合系統推送的詳細的招標條件,對自身條件是否符合進行預判。當確定企業符合相關招標要求時,則需要進行注冊賬號、報名等操作,然后直接通過網絡銀行轉入標書費用,根據系統顯示的標書費繳納情況完成招標文書的下載。

    在對相關費用的整體管理過程中,電子招投標與財務一體化管理環節能夠結合時間節點不同自動生成標書費、招標代理費統計分析的各類結果,通過各種費用比對分析后,可以對后續費用設置進行更加科學的設定,而且也能夠保證標書費、招標代理費批量管理的科學性。

    四、電子招投標與財務一體化實踐應用優勢

    (一)財務一體化管理

    過去電子招投標系統與財務、業務環節都是脫軌的,當招投標、財務以及業務信息需要傳遞時,都是由人工進行完成,就會增加人工操作失誤的概率。但是電子招投標交易平臺系統結合招標代理機構的業務特征,將財務、業務等多個環節都納入到系統當中,將多個模塊進行有效銜接,并且以業務端作為切入點,發起費用管理申請,隨后結合制度化流程與財務管理系統進行連接,完成費用管理工作。

    (二)招投標平臺和評標專家庫一體化管理

    電子招投標交易平臺系統將電子招投標平臺與評標專家系統進行對接,通過該交易平臺能夠將各家投標企業的標書直接發放到評標專家系統當中。然后各個評標專家會對投標文書進行交互評價,當最終評標結果完成后也由評標專家系統直接反饋到交易系統當中,大幅度提升評標信息傳遞效率。

    (三)電子招標與傳統招標兼容

    電子招投標交易平臺系統客戶端當中涵蓋招標文件標志、大文件管理、業務表格形成、項目環節信息瀏覽等等內容。通過客戶端與系統項目的充分結合,能夠從本質上解決線下開平標數據回傳、大文件上傳下載難等問題。通過系統升級,將電子招標與傳統招標各項內容進行對接,并且將傳統招標的各項流程嵌入到電子招標當中。

    (四)標書費用自動核算與在線購標

    電子招投標平臺結合標書情況對標費進行自動核算。當投標企業完成標費支付后就能夠直接從該平臺下載相關招標文件,降低人工標費計算失誤的概率,也是降低整個招投標項目出現風險的有效措施。目前在電子招投標與業務一體化系統運營環節中,基本上已經落實投標保證金全自動匹配,直接有效的解決保證金、招標項目匹配金額不符或者多對一金額查詢困難的問題發生,通過該系統平臺可以達到實時處理投標保證金問題。另外在投標企業進行保證金支付時,能夠在系統平臺當中自行查詢保證金情況,降低電話詢問或者現場詢問,降低財務人員工作負擔。

    (五)重視招投標交易系統網絡安全

    當該交易系統完成后必定需要連接網絡,而網絡安全問題則是企業一直重視的問題。從外部環境看,電子招投標交易系統中的注冊信息與開評標環節極易被互聯網進行非法攻擊。因此十分重視電子招投標安全防護工作的落實。尤其是一旦該系統被攻擊后,由于財務一體化,有關企業的財務信息也會存在泄漏的風險。因此需要針對交易系統的各個模塊設置網絡防火墻,并且聘請專業人才對網絡安全體系進行建設。同時也要嚴格避免內部財務人員利用權限盜取財務信息,需要加大對各個崗位的審查力度。

    五、結束語

    綜上所述,電子招投標與財務一體化建設是一項系統性工程,需要財務、業務部門的積極參與才能夠落實好電子招投標與財務一體化建設工作。希望通過本文對電子招投標與財務一體化設計、實踐以及優勢分析,能夠幫助其把握住關鍵點,促進電子招投標與財務一體化的發展。

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    注:文章原載于《財會學習》2020年第9期。

     


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